1. الأدوار والمسؤوليات : 

يُناط بمسؤول المشتريات مسؤولية شراء السلع والخدمات. ويتولى/تتولى تنفيذ جميع العمليات المتعلقة بالمشتريات، بما في ذلك إعداد وثائق الشراء، والإعلان، وتقييم العطاءات، والتواصل مع الموردين، وإتمام عملية الشراء، وإعداد التقارير.

المسؤوليات المحددة:

تكون هذه المسؤوليات موحدة لجميع الوظائف التي تحمل نفس المسمى الوظيفي.

1. مسؤول عن تنسيق وإتمام جميع أنشطة الشراء التي تُجرى في المكاتب الميدانية.

2. بالنسبة للمشتريات التي تقع ضمن مسؤوليته/مسؤوليتها المباشرة، التأكد من أن جميع الوثائق الواردة من مستوى المنطقة موقعة ومؤرخة بشكل صحيح، ومحفوظة في قاعدة بيانات المؤسسة الدولية للتنمية وفقًا للمعايير المتفق عليها.

3. ضمان تنفيذ جميع عمليات الشراء وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية للمشتريات في المؤسسة الدولية للتنمية، ومتطلبات الجهات المانحة، والاحتفاظ بملفات الوثائق المتعلقة بالمشتريات للرجوع إليها.

4.يضمن/تضمن تنفيذ جميع عمليات الشراء وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية للمشتريات في المؤسسة الدولية للتنمية، ومتطلبات الجهات المانحة، والاحتفاظ بملفات الوثائق المتعلقة بالمشتريات للرجوع إليها. و المشاركة في لجنة المشتريات التي تُحلل متطلبات الشراء وتختار أنسب الطرق بناءً على تفسير وتقييم السياسات والممارسات والخبرات المُعتمدة.

5. إعداد نموذج التقييم الفني ومحضر اجتماع لجنة المشتريات.

6. ضمان حفظ جميع وثائق الشراء وفقًا لنظام الحفظ الموحد لهيئة التنمية الدولية.

7. ضمان تحديث قاعدة بيانات العقود وإتاحتها للموظفين المعنيين.

8. تنظيم مسوحات دورية للسوق المحلية وضمان تحديث قائمة الموردين ومعلوماتهم الأخرى والرجوع إليها خلال عملية الشراء.

9. تمثيل قسم المشتريات والمسؤولية عن جميع طلبات الشراء.

10. المتابعة الاستباقية لخطط الشراء لضمان توافق جميع عمليات الشراء مع دليل المشتريات الخاص بهيئة التنمية الدولية أو اتباع الإجراءات المحددة في إعفاء مُعتمد بالكامل.

11. مراجعة نماذج طلبات الشراء، وطلب توضيحات من البرنامج في حال عدم وضوح المواصفات أو اكتمالها أو عدم اعتمادها بشكل صحيح، والتأكد من تقديم جميع المستندات الداعمة (مثل نطاق العمل، والمعايير الفنية، وشروط المرجعية).

12. ضمان معاملة واختيار الموردين بشكل عادل وشفاف في كل عملية شراء. التواصل مباشرةً مع الموردين شخصيًا أو هاتفيًا أو كتابيًا.

13. المتابعة الفعّالة للمناقصات الجارية، والتأكد من إبلاغ جميع الجهات المعنية بأي مواعيد نهائية للمناقصات أو تمديداتها أو جلسات فتح العطاءات.

14. مطابقة الفواتير ونماذج استلام المخزون وشهادات إتمام الخدمة مع العقود، وحفظ نسخ من المستندات، وإرسالها إلى قسم المالية للدفع.

15. بالنسبة للمشتريات التي تقع ضمن مسؤوليته/مسؤوليتها المباشرة، التأكد من حفظ نسخ إلكترونية من جميع المستندات الصادرة عن مكتب العاصمة في الموقع الصحيح في قاعدة بيانات المؤسسة الدولية للتنمية.

16. إعداد تقرير شهري عن المشتريات.

17. خبرة في العمل مع الجهات المانحة التابعة للحكومة الأمريكية، وخاصة الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية (USAID)، والإلمام بقواعدها وأنظمتها.

18. التأكد من تحديث جميع التعليقات المتعلقة بتأخيرات الشراء، أو متطلبات الشراء الخاصة، أو أي معلومات أخرى ذات صلة، في سجل تتبع طلبات الشراء يوميًا.

20. ملاحظة: المسؤوليات/المهام الرئيسية المذكورة أعلاه هي أمثلة توضيحية. قد تُسند مسؤوليات/مهام أخرى مستقبلًا إلى الوظيفة بناءً على الهيكل التنظيمي للقسم.

21. الحفاظ على سجل تتبع محدّث، يتضمن أرقام تسلسل طلبات الشراء، وتواريخ التسليم المتفق عليها، والجداول الزمنية للشراء.

ضمان دقة تقدير أسعار طلبات الشراء لمقدمي الطلبات الميدانيين.

22. إصدار أوامر الشراء وعقود الخدمات، والحصول على التوقيعات اللازمة.

23. التنسيق مع فريق المستودع لضمان استلام المواد بشكل صحيح والامتثال لأوامر الشراء كما هو موضح في إيصالات التسليم.

٢. الكفاءات : 

١. الكفاءات المهنية

● شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاقتصاد، أو الهندسة، أو المجالات ذات الصلة.

● خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال المشتريات، والعمل مع شركات خاصة أو منظمات غير حكومية/منظمات دولية غير حكومية.

● إتقان اللغات:

● اللغة العربية: مستوى متقدم

● اللغة الإنجليزية: مستوى متوسط

● مهارات متقدمة في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وجوجل سويت.

● الالتزام بمدونة قواعد السلوك الخاصة بمؤسسة الأطباء المستقلين وسياسة منع الاستغلال والانتهاك الجنسيين.

● خبرة في أنشطة تتعلق بقطاعات محددة من العمل الإنساني.

● خبرة سابقة في العمل في بيئات معقدة وغير مستقرة.

● نتائج موثقة تتعلق بمسؤوليات المنصب.

● مهارات جيدة في تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك إكسل ووورد؛

السياق/المهارات والمعرفة والخبرة المحددة:

● معرفة بالسياق في شمال غرب سوريا، وخاصةً ناحية عزاز

● سمعة طيبة في المجتمع

● خبرة في العمل مع الشركاء المحليين؛

● خبرة في إجراء التقييمات وأنشطة المتابعة؛

٢. الكفاءات السلوكية :

● التخطيط وتحقيق النتائج

● العمل مع الآخرين

● التواصل بفعالية واحترام

● التعامل مع البيئات غير الآمنة