القيام بمجموعة من الأنشطة والمهام لتقديم إدارة السجلات. قد تكون تشغيلية أو إدارية وتوجد في مجموعة متنوعة من الوسائط والأشكال. يوفر الدور خدمات متسقة وفعالة وسريعة الاستجابة فيما يتعلق بصيانة السجلات.
ويكون مسؤولاً عن إدخال البيانات في قواعد بيانات الكمبيوتر المختلفة وإدارة وحفظ السجلات بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، قد يكونون مسؤولين عن تنظيم الملفات وجمع وإدارة البيانات التي سيتم إدخالها إلى الكمبيوتر.
– يدخل المعلومات في قواعد البيانات و/أو البرامج عن طريق إدخال المعلومات الأبجدية والرقمية على لوحة المفاتيح أو الماسح الضوئي.
– يقارن البيانات مع المستندات المصدر ويستخدم تنسيقات التحقق من الوثائق لاكتشاف وتصحيح أخطاء التسجيل وإدخال البيانات وإبلاغ المشرفين بها حسب الحاجة.
– يحتفظ بالسجلات التشغيلية وسجلات الأنشطة والعمل المنجز.
– يلتزم بالعمليات التنظيمية للحفاظ على دقة البيانات وسلامتها وسريتها.
– يحدد أولويات الدخول من خلال اتباع العمليات التنظيمية أو التشاور مع قيادة الفريق.
– التحقق من المستفيد والبيانات من خلال مراجعة البيانات أو تصحيحها أو حذفها أو استعادتها أو إعادة إدخالها.
– تطهير الملفات للقضاء على الازدواجية في البيانات.
– يؤمن المعلومات من خلال استكمال النسخ الاحتياطية لقاعدة البيانات. الحفاظ على جرد وتحليل للمقتنيات الورقية والإلكترونية الحالية لتحديد السجلات للاحتفاظ بها و/أو التخلص منها و/أو الأرشفة و/أو الرقمنة.
– • المساهمة في تصميم ومراجعة وتوثيق الإجراءات لأفضل الممارسات في الاحتفاظ،
– • التنسيق والتعاون مع أصحاب المصلحة للمساعدة في برنامج الرقمنة المستمر، وضمان الامتثال لقانون سجلات المنظمة
– • المساعدة في أنشطة المراجعة كما هو مطلوب.
– – القيام بواجبات أخرى – ضمن خبراته – يكلفه بها المدير الميداني، المدير الطبي.
– • تقديم تقارير منتظمة ومخصصة تتعلق بأنشطة الأرشيف.
– – الالتزام الصارم بالمبادئ والمعايير الإنسانية ومبادئ الحماية، بالإضافة إلى السياسات التنظيمية بما في ذلك مدونة قواعد السلوك ومنع الاستغلال والاعتداء الجنسي (PSEA) وحماية الطفل

المؤهلات المطلوبة :
* شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة-خبرة في إدارة السجلات، والاستعداد للمشاركة في التدريب كما هو مطلوب.
* خبرة في أرشفة ورقمنة المشاريع.
* إدارة المشاريع السليمة ومهارات حل المشكلات.
* الحكم السليم والمبادرة والقدرة على التكيف مع التغيرات في بيئة العمل.
* حسن التعامل مع الآخرين، ومهارات الاتصال، بما في ذلك القدرة على الاتصال بالموظفين على جميع المستويات.
* إثبات القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق فعال.
* مهارات كمبيوتر ممتازة، بما في ذلك برامج إدارة السجلات و/أو تتبع المستندات.
* يعد العمل مع برامج إدخال البيانات أو التخزين السحابي ميزة إضافية.
* سنتين على الأقل من الخبرة السابقة في إدخال البيانات أو الخبرة الكتابية أو خبرة العمل في أحد المكاتب